Fonction
La fonction de ce document de politiques est d’énoncer les pratiques destinées à la protection de la vie privée des personnes qui traitent avec la Société John Howard de l’Ontario.
Notre engagement
La Société John Howard de l’Ontario s’engage à la protection de la confidentialité des renseignements personnels de ses employés, membres, donateurs et autres parties intéressées. Nous attachons la plus grande importance à la confiance que nous accordent notre clientèle et le public et reconnaissons que cette confiance repose sur le respect des normes de transparence qui gouvernent le traitement des renseignements que vous nous confiez.
Définition d’un renseignement personnel
Dans le cadre de nos activités, nous recueillons et utilisons fréquemment des renseignements personnels. Un renseignement personnel constitue toute information pouvant être utilisée pour distinguer, identifier ou joindre un individu, au-delà de ce qui est disponible dans la sphère publique. Les personnes dont nous détenons de tels renseignements ont le droit de s’attendre à ce qu’ils soient protégés et à ce que tout usage ou traitement de ces renseignements soit soumis à leur consentement.
Pratiques de confidentialité
Les renseignements personnels recueillis par notre organisation sont confidentiels. Les mesures adéquates seront prises pour protéger l’intégrité et la sécurité des renseignements, notamment au moyen de protocoles d’authentification de mots de passe, de codage numérique et du verrouillage des fichiers. Seuls les membres du personnel qui y sont autorisés par les termes et les conditions de leur emploi pourront avoir accès à ces renseignements.
Pour ce qui est des collectes de fonds, les renseignements conservés ne seront utilisés que dans le cadre précis de la sollicitation de nouveaux fonds et pour des fonctions administratives connexes, telles que l’émission de reçus d’impôts. Si le donateur ne s’y oppose pas, les noms et coordonnées peuvent être échangés avec d’autres organismes de bienfaisance par l’entremise d’agents, en vue d’obtenir une liste d’acquisition. La Société respectera également toute demande de la part des donateurs au sujet de la fréquence de la sollicitation.
Lorsque nous choisissons d’obtenir certains services et avons recours à des tiers pour le traitement de données, par exemple, nous choisissons et surveillons le fournisseur d’accès à Internet avec soin. Nous prenons les mesures adéquates pour garantir que le fournisseur d’accès à Internet protège vos renseignements personnels, ce qui implique le recours à des ententes de confidentialité.
Collecte des renseignements
La collecte de renseignements personnels se limitera à ce qui est nécessaire à l’atteinte de l’objectif de la Société. Les renseignements sont recueillis par des moyens équitables et légitimes.
Conservation des renseignements
Les renseignements personnels ne seront conservés que pendant la période propice à l’atteinte de l’objectif pour lequel ils ont été recueillis, ou selon les exigences de la loi.
Accès aux renseignements
Chacun sera informé de l’existence, de l’usage et de la divulgation de ses renseignements personnels et aura accès à ces renseignements. Chacun pourra contester l’exactitude et l’intégrité des renseignements et exiger leur correction, le cas échéant.
Nous joindre
Toute question, préoccupation ou plainte relative à notre politique ou à nos pratiques en matière de confidentialité devra être adressée à l’agent de la protection des renseignements personnels, Société John Howard de l’Ontario, 111, rue Peter, bureau 603, Toronto (Ontario), M5V 2H1. Si le plaignant demeure insatisfait de la réponse, il devra s’adresser au président du conseil d’administration, Société John Howard de l’Ontario, à la même adresse.
(Mise à jour le 27 août 2008)